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无论你是一般职员或是高层管理人员,无论你在组织中担任什么职务,
分析与解决问题的技术已是置身职场不可或缺的核心技术之一。
在管理界存在这样一种说法:“发现不了问题才是最大的问题。“
企业就像是一台运转的机器,随时随地可能产生问题,
作为管理者,若是没有一定的问题意识,这台机器就可能会停止运转,给企业造成实际损失。
只有那些具备发现问题和解决问题能力的人,才是职场最需要的人,才能更好地在职场中立足。
一这界定何为问题?
那么,在分析解决问题之前,我们首先需要的是界定清楚什么是“问题”,问题的本质是什么?
其实问题就是目标与现状之间的差距。
问题出现的原因可能是理想与现实的偏差,导致了矛盾的激化;
也可能是因为职责不清,任务不明;或者是对现状认识不清,亦或是因为缺乏主体意识和责任感等。
二这常见的问题分类有哪些?
结合目标与时间,可以把问题分为三类:
(1)过去式问题,即恢复原状型问题,指已经发生的,不良状态显在化,以恢复原状为目标。
(2)现在式问题,即防范潜在型问题,指尚未发生的,但存在不良状态隐患,以维持现状为目标。
(3)将来式问题,集追求理想型问题,指尚未发生的,没有任何不良状态,以提升现状至理想状况为目标。
三这如何有效的发现问题?
准确地判断你所面对的问题,必须对问题的目标与现状具备明确认知,这是发现与解决问题的基础。
发现问题才是解决问题中最重要环节,很多时候,你找到了问题也就找到了答案。
那么,如何有效的发现问题呢?
问题随时随地可能出现,关键是我们该如何发现问题,并及时地做出预防。
比如,职场中一个平时工作效率很高的人,忽然开始消极怠工,
就可能是出现了什么问题;一个高层领导,突然被降级降薪,他可能遇到了一些问题;一个一直绩优员工,突然被离职了,他可能遇到了什么麻烦。
类似这样现象,在职场中不少见,这些就是问题。
如何有效的发现问题?我们可以根据三种不同类型问题的不同场景去发现它。
(1)将来式的追求理想型问题发现与判断
组织内部的追求理想型问题经常面临最大的困惑是目标并不明确,或者说创新的方向性的问题。
针对将来式的追求理想型问题而言,理想与现状之间的落差是不良状态的本质。
要解决追求理想型问题,重点课题是将理想的状况定位于何处?
定得太高,或许还没尽力就放弃了;定得太低,无法激发出挑战精神。
就中长期来看,把理想设定高一点并非坏事。
并且,一旦下定决心要追求理想,就短期来看,最好设定一些具体可能达成的阶段性目标。
追求理想型问题通常也属于一种创新性问题。在现代商业领域,创新不是为了标新立异,应该是想法与做法的统一,并且能够由此带来效益,这样的创新才能被称之为“有效创新”。
那么,针对追求理想型问题的典型思维方法,可以采用质疑分析法,突破思维定势。
我们很容易根据以往的知识和经验积累,逐渐形成一种判断事物的思维习惯和固定倾向,从而形成“思维定势”。
可以利用质疑分析,罗列现状,设定目标,不断对改善与优化。
(2)过去式的恢复原状型问题发现与判断
此类问题是针对已经发生的问题,针对已经发生的问题一般不难发现,不过需要针对目标定期做回顾评估,不然容易错过抓住问题的机会,
日常工作中的各种检查和确认,以及进度管理和报告等,都是抓住问题的重要措施。
严格按照工作计划推进,在达到阶段性里程碑时,审核接下来的任务和资源,在实现计划阶段,
让参与者了解相关进度及信息,定期从全局视角审视,发现问题及思考计划合理性。
(3)现在式的防范潜在型问题发现与判断
解决防范潜在型问题,关键在于拟定出防患未然的“预防策略”,以及发生不良状态时的“应对策略”。
如果要设计好的预防策略与应对策略,前提是找出不良状态的原因。
其做法类似恢复原状问题的分析原因,但不同的是,防范潜在型问题尚未引起不良状态,因此我们不将引发不良状态的因素成为原因,而是称为“诱因”。
判断这类问题有两种途径:一是,从个别的状况和现象,思考可能发生的不良状态;二是,先假设最后会发生某种不良状态,再思考可能引发状态的诱因。
在制订计划时透过防范潜在型问题的分析,提高预见性,能够有系统、全面性、针对性的思考。进一步做好事前预防,提前准备预防策略与应对策略。
四这问题原因分析与应对?
在解决问题的过程中,分析能力是最重要的。
而从掌握现状以及分析原因中得到成果,绝大部分依靠的是以事实为基础的分析问题的能力。
在麦肯锡公司,以解决问题的思路有三个:以事实为基础、严格的结构化、以假设作为导向。
问题出现了,可能有很多方面原因,这时候我们怎么办呢?必须留意一点,“不能急于下结论”。
除了一些必须采取紧急措施的场合,我们对遇到的问题还是要进行深思熟虑。
我们往往处理问题的时候经常会犯这样的错误,自己的经验越丰富,越是会自以为是,越是会犯经验主义的错误,习以为常的认为“这个问题肯定是源于某某方面出现了问题”。
很显然,当一个人将思维限定了以后,思考就会停顿,这非常不利于问题的解决。
那么,如何有效的对问题原因进行分析与应对呢?
首先,基于问题事实,运用系统思维工具,创造性的探讨解决方案。通过个人与团队的工作方式,面对事实,运用代表性的工具方法,建立培养一种在繁杂的信息中快速厘清事实,找到根本原因,创造性的分析解决方案。
可以采取“头脑风暴法”,对问题进行创新解决的过程,过程中自由地思考和联想,想出各自的设想和提案。
其次,分析问题框架,找到产生问题的核心要素。利用金字塔分析法或者逻辑树分析法-找出产生问题的核心要素,
金字塔法可以对发散的分析过程进行逻辑性地整合,在确定问题与分析根本原因扮演着重要工具角色,确保问题主次结构清晰,重点突出。
最后,寻求问题的根本原因。在面对简单直观问题的状况下,采用Why-Why 分析法进行原因分析,运用 Why-Why 分析法的目的是找到问题的根本原因,从而找到可以从深层次解决问题的长期策略。
来源:质量视界
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